Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales
Litis
Responsable del Tratamiento: Diego Armando Salgado Romero, persona natural comerciante, NIT 16078414-1, en adelante EL RESPONSABLE.
Domicilio: Carrera 20 # 44-226, Oficina 102, Ibagué, Tolima, Colombia.
Teléfono: (+57) 313 315 1751 (también WhatsApp)
Canal de atención: habeasdata@sinergiagrupoempresarial.com
Esta Política rige el tratamiento de los datos personales de quienes se vinculan a Litis, en adelante EL BUFETE, nombre comercial con el que opera EL RESPONSABLE.
I. DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Legislación aplicable: Esta Política se expide conforme a los artículos 15, 20 y 74 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 —que compiló el Decreto 1377 de 2013—, la Ley 1123 de 2007 en cuanto al secreto profesional del abogado, y las normas que los modifiquen o complementen.
EL RESPONSABLE es un comerciante domiciliado en Colombia y trata los datos en territorio colombiano. Cuando el titular acceda a los servicios desde otro país, se aplicará esta Política sin perjuicio de las normas locales que le sean imperativas.
Artículo 2. Ámbito de aplicación: Esta Política aplica al Tratamiento de los datos personales que recolecte y administre EL RESPONSABLE, y a los que recolecten por su cuenta sus encargados, agentes comerciales, aliados y proveedores tecnológicos.
Se denomina la plataforma al sistema de información en el que el titular entra con su propia cuenta para adelantar sus asuntos, cargar documentos, realizar pagos, firmar electrónicamente y consultar lo que ha firmado.
Artículo 3. Bases de datos comprendidas: Quedan comprendidas las bases de datos que contienen información de:
1. Clientes, afiliados, consultantes y usuarios de la plataforma y de los sitios web de EL RESPONSABLE.
2. Terceros cuyos datos constan en un asunto —contrapartes, testigos, deudores, familiares y demás personas mencionadas en los hechos o en las pruebas—, en los términos del capítulo VIII.
3. Participantes en actividades de divulgación, capacitación y promoción.
4. Seguidores y contactos en canales de mensajería y redes sociales, incluido WhatsApp.
5. Proveedores, aliados y colaboradores, cuando el Tratamiento exceda el marco de la relación comercial o laboral que sostienen con EL RESPONSABLE.
Artículo 4. Objeto: Esta Política da cumplimiento al literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y al Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013, y regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión, protección y supresión de los datos personales que EL RESPONSABLE reciba de sus titulares o de terceros, para garantizar el derecho fundamental de habeas data.
Artículo 5. Definiciones: Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:
1. Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular por la cual se le informa de la existencia de esta Política, de cómo acceder a ella y de las finalidades del Tratamiento.
2. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
3. Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: información vinculada o asociable a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: el que no sea semiprivado, privado ni sensible.
6. Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.
7. Encargado del Tratamiento: quien trata los datos por cuenta de EL RESPONSABLE.
8. Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y sobre el Tratamiento. Para esta Política, EL RESPONSABLE.
9. Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento.
10. Transferencia: envío de los datos a un receptor que a su vez es responsable del Tratamiento.
11. Transmisión: comunicación de los datos a un encargado, para que los trate por cuenta de EL RESPONSABLE.
12. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales.
Artículo 6. Principios: Se aplican de manera armónica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
En particular, el principio de circulación restringida significa que los datos personales no estarán disponibles en internet ni en otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido a los titulares o a terceros autorizados.
En EL BUFETE ese principio se refuerza con el secreto profesional, que no admite la divulgación aunque el titular no la haya prohibido expresamente.
Artículo 7. Deberes de EL RESPONSABLE:
1. Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del habeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada.
3. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y sobre sus derechos.
4. Conservar la información en condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Actualizar, rectificar o suprimir los datos en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
6. Tramitar las consultas y reclamos en los plazos de esta Política.
7. Mantener el manual interno de políticas y procedimientos.
8. Informar al titular, a su solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Guardar el secreto profesional sobre todo lo que conozca en razón del ejercicio de la abogacía, conforme a la Ley 1123 de 2007.
II. AUTORIZACIÓN
Artículo 8. Autorización: El Tratamiento requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Artículo 9. Forma y mecanismos: La autorización se solicita a más tardar al momento de recolectar los datos, y puede constar en documento físico, electrónico, formulario o cualquier formato que permita su consulta posterior. Puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó. El silencio no equivale a autorización.
En la plataforma de EL RESPONSABLE la autorización se otorga marcando una casilla dispuesta junto al texto que se autoriza, o firmando electrónicamente el documento correspondiente. En ningún caso la casilla viene marcada de antemano.
Artículo 10. Prueba de la autorización: EL RESPONSABLE conserva, para cada autorización, el texto exacto que el titular leyó, su versión, la fecha y hora, y el medio por el cual se otorgó. Cuando el texto se modifica, se cierra la versión anterior y se abre una nueva: las autorizaciones ya otorgadas siguen apuntando al texto que su titular leyó, y ese texto no se altera.
Los documentos firmados electrónicamente se conservan conforme a la Ley 527 de 1999, con el registro de integridad que permite verificar que no han sido modificados.
Artículo 11. Aviso de privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento por el cual se informa al titular de la existencia de esta Política, de la forma de acceder a ella y de las características del Tratamiento. Contiene, como mínimo:
1. La identidad, domicilio y datos de contacto de EL RESPONSABLE.
2. El Tratamiento al que serán sometidos los datos y su finalidad.
3. Los derechos que asisten al titular.
4. Los mecanismos para conocer esta Política.
Esta Política y el Aviso de Privacidad están publicados en este sitio, donde pueden consultarse en cualquier momento. También se remiten por correo a quien los solicite.
EL RESPONSABLE conserva el modelo del Aviso de Privacidad transmitido al titular mientras dure el Tratamiento y perduren las obligaciones derivadas de él.
III. DERECHOS Y DEBERES DEL TITULAR
Artículo 12. Derechos del titular: Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos, en especial cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o su Tratamiento esté prohibido o no autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante EL RESPONSABLE.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos.
Artículo 13. Deberes del titular: El titular debe suministrar información veraz y completa, y comunicar cualquier modificación para que EL RESPONSABLE pueda mantenerla actualizada. EL RESPONSABLE no responde por las consecuencias de la inexactitud de la información que el titular suministra.
Cuando el titular aporte datos de otras personas para su asunto, debe hacerlo únicamente en lo que resulte pertinente para él, en los términos del artículo 37.
IV. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Artículo 14. Canales de atención: Las consultas, reclamos y solicitudes se reciben por cualquiera de estos canales:
1. Correo electrónico: habeasdata@sinergiagrupoempresarial.com
2. Teléfono: (+57) 313 315 1751 (también WhatsApp)
3. Dirección física: Carrera 20 # 44-226, Oficina 102, Ibagué, Tolima, Colombia, dirigida al Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos.
4. La plataforma, cuando el titular tenga cuenta: desde su perfil puede consultar y actualizar sus datos y descargar los documentos que ha firmado.
La solicitud debe permitir acreditar la identidad del titular.
Artículo 15. Acceso: El titular puede conocer si sus datos están siendo tratados, acceder a ellos y conocer las finalidades que justifican el Tratamiento. El acceso es gratuito.
Pueden ejercer este derecho el titular, sus causahabientes acreditando tal calidad, su representante o apoderado acreditando la representación, y quien esté facultado por estipulación a favor de otro.
Artículo 16. Consultas: Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Cuando no sea posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado antes de su vencimiento, con los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.
Artículo 17. Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o que adviertan un presunto incumplimiento de la ley o de esta Política, pueden presentar reclamo, que se tramita así:
1. El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá que desistió.
3. Recibido el reclamo completo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atenderlo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible, se informará al interesado antes del vencimiento los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.
5. Si se recibe un reclamo sobre información de cuyo Tratamiento EL RESPONSABLE no es responsable, se dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se informará al interesado.
Artículo 18. Supresión: El titular puede solicitar la supresión de sus datos cuando considere que no se tratan conforme a la ley, cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad que los originó, o cuando se haya superado el periodo necesario para esa finalidad.
La supresión no procede cuando:
1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, la investigación de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular, para una acción en función del interés público, o para cumplir una obligación legalmente adquirida por el titular.
En EL BUFETE la excepción del numeral 2 es la regla mientras el asunto esté vivo: un expediente no se suprime mientras haya un proceso en curso, un término por vencer, o una responsabilidad que pueda derivarse de la gestión. El artículo 42 precisa los plazos.
Cuando la supresión proceda, se realizará de manera que no permita recuperar la información.
Artículo 19. Revocatoria de la autorización: El titular puede revocar su autorización en cualquier momento, salvo que lo impida una disposición legal o contractual.
La revocatoria puede ser total —EL RESPONSABLE deja de tratar por completo los datos del titular— o parcial, sobre finalidades determinadas. El titular debe indicar cuál de las dos pretende y, en el segundo caso, sobre qué finalidades.
Las finalidades opcionales del artículo 22 pueden revocarse por separado sin afectar la prestación del servicio.
La revocatoria no alcanza lo que el asunto exige. Mientras EL BUFETE tenga a su cargo la representación o la gestión de un asunto, el Tratamiento necesario para adelantarlo y para dejar constancia de lo actuado subsiste, porque sin él no puede cumplirse el encargo ni responderse por él. Revocar en ese punto equivale a terminar el encargo, y así se le informa al titular.
Artículo 20. Responsable de la atención: EL RESPONSABLE designa como área encargada de velar por el cumplimiento de esta Política y de atender peticiones, consultas y reclamos a la Dirección Administrativa, en el domicilio y los canales del artículo 14.
V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Artículo 21. Finalidades necesarias: Sin estos Tratamientos no es posible prestar el servicio, y su autorización es condición para la vinculación:
1. Identificar al titular y verificar que es quien dice ser.
2. Ubicarlo y comunicarse con él por los medios que suministró.
3. Celebrar, ejecutar y liquidar el contrato o el servicio solicitado, y atender las obligaciones precontractuales y poscontractuales que de él deriven.
4. Prestar el servicio jurídico contratado, lo que comprende estudiar el caso, elaborar los escritos, aportar las pruebas, ejercer la representación y adelantar ante autoridades las actuaciones que el asunto exija, en los términos del capítulo VIII.
5. Verificar la ausencia de conflicto de interés antes de aceptar un encargo, confrontando las partes del asunto con los clientes actuales y anteriores.
6. Facturar, recaudar y llevar la contabilidad, y cumplir las obligaciones tributarias y comerciales.
7. Atender peticiones, quejas, reclamos, consultas y solicitudes.
8. Conservar la prueba de las autorizaciones otorgadas y de los documentos firmados electrónicamente, y dejar constancia de lo actuado en cada asunto, que es lo que permite responder por la gestión.
9. Preservar la seguridad de las instalaciones físicas, de la plataforma y de los canales de comunicación, y prevenir el fraude y la suplantación.
10. Atender los requerimientos de autoridades administrativas y judiciales competentes.
Artículo 22. Finalidades opcionales: Estos Tratamientos requieren autorización diferenciada, no condicionan la prestación del servicio y pueden revocarse en cualquier momento sin que ello afecte el servicio contratado:
1. Enviar información comercial, promociones y novedades de la línea a la que el titular se vinculó.
2. Enviar información comercial de los otros negocios que opera EL RESPONSABLE.
3. Invitar a eventos, capacitaciones y actividades.
4. Realizar encuestas de satisfacción, que el titular no queda obligado a responder.
5. Elaborar estadísticas y estudios internos sobre hábitos de consulta y consumo. Cuando el resultado no requiera identificar a nadie, se usan datos disociados.
El numeral 2 se autoriza por separado. Contratar con EL BUFETE no autoriza que los demás negocios le ofrezcan sus servicios.
Ninguna de estas finalidades se alimenta del contenido de un asunto. Los hechos, los documentos y el resultado de un caso no se usan para segmentar, ofrecer ni promover nada.
Artículo 23. Datos sensibles: La prestación de los servicios de EL BUFETE exige tratar datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. El capítulo VIII precisa cuáles.
Respecto de estos datos:
1. Su autorización es facultativa. El titular no está obligado a otorgarla y se le informa de ello antes de solicitársela.
2. Se solicita de forma diferenciada, separada de la autorización general.
3. Negarse no impide acceder a los servicios que no los requieran. Sí puede impedir que se atienda un asunto que los involucra, y en ese caso se le informa antes de aceptar el encargo, no después.
4. Se tratan únicamente para la finalidad que los justifica, y no para fines comerciales, publicitarios ni de perfilamiento.
5. Se someten a acceso restringido: solo los consulta el personal que debe hacerlo para prestar el servicio, y toda consulta queda registrada.
Artículo 24. Datos de niñas, niños y adolescentes: EL BUFETE trata datos de menores de edad cuando el asunto lo exige —una cuota de alimentos, una custodia, una sucesión, un proceso de familia—, porque sin ellos ese asunto no puede atenderse.
Ese Tratamiento se sujeta a estas reglas:
1. Responde al interés superior del niño, niña o adolescente y al respeto de sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
2. Los datos los aporta su representante legal, que es quien otorga la autorización y quien tiene la cuenta en la plataforma. No se abren cuentas a menores de edad.
3. Se limitan a lo necesario para el asunto y no se usan para ninguna otra finalidad, en particular ninguna comercial o publicitaria.
4. Se les aplican las medidas de acceso restringido de los datos sensibles, aunque no lo sean por naturaleza.
Cuando el asunto termina, estos datos siguen la suerte del expediente conforme al artículo 42.
Artículo 25. Encargados del Tratamiento: EL RESPONSABLE se vale de terceros que tratan datos por su cuenta y bajo sus instrucciones. Las categorías son:
1. Proveedor de alojamiento e infraestructura, donde reside la plataforma y sus copias de respaldo.
2. Pasarela de pagos, para procesar los pagos electrónicos.
3. Proveedor de correo electrónico transaccional, para las notificaciones y comunicaciones del servicio.
Con cada encargado se pacta la obligación de tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de EL RESPONSABLE, guardar confidencialidad y aplicar medidas de seguridad equivalentes a las de esta Política.
Los abogados y asistentes que intervienen en un asunto no son encargados externos: actúan por cuenta de EL RESPONSABLE, bajo su dirección y bajo el mismo deber de secreto profesional, con acceso concedido expediente por expediente.
Artículo 26. Transferencias y transmisiones: EL RESPONSABLE no transfiere datos personales a terceros con fines comerciales ni los cede, vende o arrienda.
Solo transfiere o transmite datos:
1. A los encargados del artículo 25, para las finalidades que esta Política señala.
2. A las autoridades judiciales y administrativas y a las partes de un asunto, en los términos del artículo 39, que es el Tratamiento propio del ejercicio de la abogacía.
3. A las autoridades que lo requieran en ejercicio de sus competencias, con la salvedad del secreto profesional.
Las transferencias internacionales solo se realizan en los casos y con los requisitos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
VI. SEGURIDAD Y CONSERVACIÓN
Artículo 27. Medidas de seguridad: EL RESPONSABLE adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y evalúa periódicamente su efectividad.
Entre ellas: control de acceso por perfiles, de modo que cada persona ve únicamente lo que su función requiere; cifrado de las comunicaciones; almacenamiento de los archivos fuera del directorio público del servidor; registro de auditoría de los accesos a información sensible; y segundo factor de autenticación para las cuentas con acceso a datos de sensibilidad crítica.
Los expedientes de EL BUFETE están en el nivel más alto de protección del sistema, y su acceso se rige por el artículo 40.
Cuando el titular activa el acceso por huella o reconocimiento facial en su dispositivo, el rasgo biométrico no se transmite ni se almacena en los servidores de EL RESPONSABLE: permanece en el dispositivo del titular, que únicamente entrega una llave criptográfica que no permite reconstruirlo. EL RESPONSABLE no trata datos biométricos por esta vía.
Artículo 28. Protocolo interno: EL RESPONSABLE mantiene un protocolo de seguridad de obligatorio cumplimiento para quienes tienen acceso a datos personales, que comprende: las bases de datos a las que aplica; las medidas y estándares para garantizar el nivel de seguridad exigido; las funciones y obligaciones del personal y su entrenamiento frente a incidentes; la estructura de las bases y de los sistemas que las tratan; la evaluación de consecuencias adversas ante un incidente; el procedimiento de notificación, gestión y respuesta; el reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio y a las demás autoridades cuando corresponda; la conservación de las autorizaciones; los controles periódicos de cumplimiento; y las medidas aplicables cuando un soporte se transporte, deseche o reutilice.
El protocolo se revisa siempre que se produzcan cambios relevantes en los sistemas de información.
Artículo 29. Conservación: Los datos se conservan mientras subsista la finalidad que los originó y, después de ella, durante el término en que puedan derivarse responsabilidades de la relación, o el que impongan las normas comerciales, tributarias y probatorias aplicables.
Las autorizaciones y los documentos firmados electrónicamente se conservan mientras dure el Tratamiento y perduren las obligaciones que de él se deriven. Cumplido el término, los datos se suprimen o se disocian de manera irreversible.
Los expedientes se conservan conforme al artículo 42.
VII. DISPOSICIONES FINALES
Artículo 30. Documentos relacionados: Esta Política se complementa con tres documentos, publicados en el sitio de EL BUFETE y disponibles para consulta:
1. El Aviso de Privacidad.
2. Los Términos y Condiciones.
3. La Política de Cookies.
Esta Política rige únicamente para EL BUFETE.
Artículo 31. La aplicación instalada en el dispositivo: La plataforma puede instalarse en el dispositivo del titular y abrirse como una aplicación. Instalarla no crea una cuenta distinta ni concede permisos adicionales sobre el dispositivo: es la misma plataforma, con el mismo ingreso, abierta sin la barra del navegador.
Sobre lo que queda guardado en el dispositivo:
1. No se guardan copias de las pantallas. La plataforma muestra asuntos, pagos y documentos, y una copia guardada mostraría el estado de ayer como si fuera el de hoy. Solo se conservan los archivos propios de la aplicación —el icono y el archivo de instalación—, que no contienen información de ninguna persona.
2. Se recuerda el correo de quien activó el ingreso por huella en ese dispositivo, para ofrecérselo al abrir. Es únicamente el correo: ni la contraseña, ni la llave, que permanece protegida por el sistema del propio dispositivo. El borrado de seguridad de la aplicación lo elimina.
3. Se conserva, mientras la pestaña permanece abierta, la posición del cursor en los formularios, para devolverlo donde estaba. Se pierde al cerrarla.
4. No se envían notificaciones push ni se mantienen suscripciones de mensajería en el dispositivo. Los avisos se consultan al abrir la plataforma y se envían al correo registrado.
5. El acceso a la cámara, al micrófono y a los archivos ocurre únicamente cuando el titular carga un documento o graba su relato, mediante el permiso que el sistema operativo le solicita en ese momento. El micrófono se pide al tocar «Grabar», nunca al abrir la pantalla, y se libera al detener la grabación. La plataforma no accede por su cuenta a la cámara, al micrófono, a los archivos, a los contactos ni a la ubicación.
Artículo 32. Cookies: El uso de cookies y tecnologías equivalentes se rige por la Política de Cookies de este sitio. Cada sitio tiene la suya, porque difieren las cookies que cada uno emplea.
Artículo 33. Modificación: EL RESPONSABLE puede modificar esta Política. Toda modificación se hará conforme a la normatividad vigente y producirá efectos desde su publicación, momento en el cual se actualizará la fecha de vigencia.
Cuando el cambio sustancial afecte las finalidades del Tratamiento o la identidad de EL RESPONSABLE, se comunicará al titular antes de aplicarlo y, si la ley lo exige, se solicitará nueva autorización.
Artículo 34. Vigencia: Esta versión rige desde su publicación, sustituye íntegramente a la anterior y se aplica al Tratamiento que se realice desde entonces. Las autorizaciones otorgadas con anterioridad conservan su validez en los términos en que fueron otorgadas.
Las bases de datos se conservarán conforme a los artículos 29 y 42.
VIII. LOS DATOS QUE TRATA EL BUFETE
EL BUFETE presta servicios jurídicos: asesoría, conceptos escritos, representación judicial y administrativa, y el Plan de Asistencia Jurídica por Afiliación. Todo lo que trata está cubierto por el secreto profesional, y de esa sola circunstancia se siguen varias de las precisiones de este capítulo.
Sitio: https://litis.sinergiagrupoempresarial.com
Artículo 35. Los datos que recoge EL BUFETE: De identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, lugar y fecha de expedición, fecha de nacimiento, estado civil y copia del documento de identidad.
De ubicación y contacto: dirección de residencia, barrio, municipio, teléfono celular y correo electrónico.
Del núcleo familiar, en la afiliación: el nombre y el parentesco del beneficiario adicional, cuando el afiliado escoge la modalidad que lo permite. Se recoge únicamente como referencia de la afiliación.
Del asunto: los hechos que el titular relata, las pretensiones que persigue, los documentos y pruebas que aporta, los escritos que se elaboran, las actuaciones que se adelantan y su resultado. Esta es la información nuclear del expediente.
De la actividad: las afiliaciones y renovaciones, las asesorías, los conceptos, las solicitudes y su radicado, los honorarios y los pagos, y los documentos que se firman electrónicamente.
De acceso a la plataforma: dirección IP, fecha y hora de los accesos y de cada lectura de un expediente, para efectos de auditoría y de secreto profesional.
Artículo 36. Los datos sensibles que trata EL BUFETE: A diferencia de los demás negocios de EL RESPONSABLE, EL BUFETE sí trata datos sensibles de manera habitual, porque los asuntos jurídicos los contienen por su propia naturaleza. Su autorización se solicita de forma diferenciada y facultativa.
Según el asunto, pueden comprender:
1. Datos de salud: diagnósticos, historias clínicas, incapacidades y conceptos médicos, en las acciones de tutela en salud, en las solicitudes de pensión de invalidez y en los asuntos de responsabilidad.
2. Datos de la vida familiar y de la vida sexual: en los procesos de divorcio, alimentos, custodia, filiación y violencia intrafamiliar.
3. Antecedentes penales, disciplinarios, policivos y medidas correctivas: en la defensa, en la denuncia y en la objeción de comparendos.
4. Origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, opiniones políticas y pertenencia a organizaciones sindicales o sociales: únicamente cuando el asunto los involucre, como ocurre en los casos de discriminación.
5. Datos biométricos, cuando obren como prueba en el asunto.
Cómo se tratan. Únicamente para el asunto que los justifica. No se usan con fines comerciales, publicitarios ni de perfilamiento; no se comunican a los demás negocios de EL RESPONSABLE; y solo los consulta el personal con acceso concedido a ese expediente, quedando registro de cada lectura.
Qué pasa si no los autoriza. Se le informa antes de aceptar el encargo. Puede seguir usando la plataforma y contratar los servicios que no los requieran, pero un asunto que los involucra no puede atenderse sin ellos, y así se le dice de frente en lugar de aceptarlo y dejarlo detenido.
Artículo 37. Los datos de terceros que constan en un asunto: Un asunto jurídico contiene, necesariamente, datos de personas que no son clientes de EL BUFETE: la contraparte, los testigos, los deudores, los familiares, quienes firman un documento aportado como prueba.
Base del Tratamiento. Esos datos se tratan sin autorización de su titular porque son necesarios para el ejercicio del derecho de defensa y para la actuación ante autoridades judiciales y administrativas, en los términos del literal b) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 5 del Decreto 1377 de 2013. No se recogen de ellos: los aporta el cliente o constan en el expediente.
Límites. Se tratan solo en lo pertinente al asunto y solo mientras este lo exija. No se incorporan a ninguna base comercial, no se usan para ofrecer nada, no se comunican fuera del asunto, y no se conservan por separado del expediente.
Deber del cliente. Quien aporta datos de terceros debe limitarse a lo que el asunto requiere. Aportar información ajena que nada tiene que ver con el caso no le ayuda y expone a EL BUFETE y a él mismo.
Derechos de esos terceros. Pueden ejercer sus derechos por los canales del artículo 14. EL BUFETE atenderá la solicitud en lo que no lesione el secreto profesional ni el derecho de defensa de su cliente, y explicará el motivo cuando no pueda atenderla en su totalidad.
Artículo 38. Los datos que se recogen en la consulta previa: Quien describe un caso para pedir una cotización o una asesoría entrega datos antes de que exista relación profesional.
Esos datos quedan cubiertos por el secreto profesional desde ese momento, aunque el encargo no se acepte y aunque no se pague nada. Se usan para estudiar la viabilidad del asunto, verificar que no exista conflicto de interés y cotizar el servicio.
Si el encargo no se acepta, se conservan únicamente el registro de la consulta y su resultado —lo mínimo para acreditar que se atendió y para el control de conflictos de interés—, y el titular puede pedir su supresión.
El relato grabado. Al describir su caso, el titular puede contarlo hablando en lugar de escribirlo, grabando hasta tres minutos desde la propia pantalla. Sobre esa grabación:
1. No sale del país ni pasa por ningún tercero. Se comprime en el propio dispositivo y se guarda en el mismo servidor que el resto del expediente. No se envía a ningún servicio de transcripción ni de inteligencia artificial, y nadie distinto del bufete la escucha.
2. La oye únicamente el abogado que prepara la asesoría, con el mismo acceso restringido y el mismo registro de lectura que el resto del expediente.
3. Se borra del servidor cuando la asesoría queda atendida, de manera irreversible y sin conservar copia. Lo que permanece es el relato escrito y la conclusión de la asesoría, no la voz.
4. Es voluntaria. Quien prefiera escribir, escribe; quien no quiera dar el micrófono, no lo da. Ninguna de las dos cosas cambia el servicio.
Artículo 39. A quién se comunican estos datos: A las autoridades judiciales y administrativas. Presentar una demanda, un recurso, una denuncia o una petición supone entregar a la autoridad los datos y las pruebas del asunto. Ese es el objeto del encargo, y sin ello no puede cumplirse.
A la contraparte y a los demás sujetos del proceso, en la medida en que las normas procesales lo imponen: el traslado, la notificación y la contradicción de la prueba implican que la otra parte conozca lo que se aporta.
A los auxiliares de la justicia —peritos, curadores, secuestres— cuando el proceso los vincule.
A nadie más. EL BUFETE no comunica el contenido de un asunto a los demás negocios de EL RESPONSABLE, ni a aliados comerciales, ni a centrales de información. No reporta a centrales de riesgo crediticio.
Cuando una autoridad requiera información amparada por el secreto profesional, EL BUFETE invocará la reserva y entregará únicamente lo que esté legalmente obligado a entregar.
Artículo 40. Acceso restringido dentro de la organización: El acceso a un expediente no lo da el cargo: se concede persona por persona y expediente por expediente. Sin esa concesión no hay acceso, y ello comprende a la dirección del bufete y a la administración del sistema.
Toda lectura de un expediente queda registrada con la identidad de quien la hizo y la fecha. Ese registro existe a favor del cliente: si alguna vez hay que responder quién entró a su caso, la respuesta existe.
Las notas internas de trabajo del abogado son distintas de la información que se publica al cliente, y no salen del bufete.
Artículo 41. Finalidades propias de EL BUFETE: Además de las finalidades señaladas en el capítulo V, EL BUFETE trata los datos personales para:
1. Estudiar la viabilidad del asunto y verificar la ausencia de conflicto de interés.
2. Elaborar los escritos, recaudar y aportar las pruebas, y adelantar las actuaciones que el asunto exija ante autoridades y ante particulares.
3. Ejercer la representación judicial y administrativa conforme al poder otorgado.
4. Llevar el expediente y publicar al cliente el estado de su asunto.
5. Administrar el Plan de Asistencia Jurídica por Afiliación: verificar su vigencia, registrar los servicios que el afiliado consume y su fecha, y liquidar las renovaciones.
6. Liquidar y cobrar los honorarios, y expedir las constancias que se soliciten.
7. Dejar constancia de lo actuado, que es lo que permite a EL BUFETE responder por su gestión y al cliente exigirla.
Artículo 42. Conservación del expediente: El expediente se conserva mientras el asunto esté en curso y, terminado este, durante el término en que puedan derivarse responsabilidades de la gestión profesional, conforme a las normas civiles, disciplinarias y probatorias aplicables.
Los documentos originales que el cliente entregó le pertenecen y se le devuelven al terminar el encargo, conforme al deber que la Ley 1123 de 2007 impone al abogado. De ellos EL BUFETE conserva copia mientras subsista la responsabilidad por la gestión.
Cumplido el término, el expediente se suprime o se disocia de manera irreversible, salvo que subsista una obligación legal de conservarlo.
Artículo 43. Los datos de quienes trabajan en EL BUFETE: De los abogados, asistentes jurídicos, dependientes judiciales y demás personas que prestan sus servicios a EL BUFETE se recogen su nombre, documento de identidad, dirección, teléfono, correo, tarjeta profesional, llave Bre-B, fotografía y el registro de su gestión en la plataforma, para celebrar y ejecutar su contrato, liquidar y pagar sus honorarios, verificar su afiliación a la seguridad social, darle acceso a la plataforma, identificarlo ante los clientes y las autoridades y emitir su carnet. La autorización se otorga en la plataforma antes de empezar.
El carnet. Lleva el nombre, el cargo, la vigencia y un código que cualquier persona puede verificar en línea; la verificación muestra esos mismos datos y, mientras el carnet esté vigente, la fotografía.
Fotografía. Se recoge para imprimirla en el carnet y mostrarla en su verificación mientras esté vigente, con la misma autorización de los demás datos. Es un dato personal, no sensible: no se usa para reconocimiento biométrico. Sin fotografía no se emite carnet, pero la persona puede celebrar y ejecutar su contrato.
RH. Es un dato sensible, por ser un dato de salud. Se solicita con autorización separada y facultativa, solo para imprimirlo en el carnet y conocerlo en una emergencia durante la prestación de los servicios. Negarse no impide celebrar ni ejecutar el contrato: el carnet sale sin RH. Si la persona revoca esa autorización, el RH se suprime.
Vigente desde el 30 de septiembre de 2026.